Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện của công ty được chấm dứt hoạt động khi có quyết định của chính doanh nghiệp đó, hoặc khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Vậy thủ tục đóng văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào? Để nắm rõ hơn về nội dung này, hãy cùng Luật Việt Mỹ tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

Thủ tục đóng văn phòng đại diện đối với thương nhân Việt Nam

Để thực hiện việc đóng văn phòng đại diện, các thương nhân Việt Nam tiến hành theo quy trình sau đây:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký đóng văn phòng đại diện theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh và tiến hành nộp theo thời gian được quy định.

Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện việc xem xét về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký đồng thời liên hệ với cơ quan thuế có thẩm quyền để xin ý kiến.

Nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ đồng thời doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghĩa vụ thuế thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thành tình trạng chấm dứt hoạt động; bên cạnh đó, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu doanh nghiệp tiến hành bổ sung, sửa đổi.

Thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ là 05 ngày làm việc từ ngày cơ quan chức năng tiếp nhận hồ sơ và không thu lệ phí.

Thành phần hồ sơ đăng ký cần có

Để đóng văn phòng đại diện, các thương nhân Việt Nam cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm những giấy tờ, tài liệu sau đây: 

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện lập theo mẫu quy định tại Phụ lục của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Quyết định về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm quyết định chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp hoặc quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Danh sách chủ nợ cùng số nợ chưa thanh toán, bao gồm cả số nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động kèm theo quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
• Đối với các văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp đã được cấp Giấy phép đầu tư, hay Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các loại giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương khác thì trong hồ sơ phải có thêm Giấy đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký hoạt động lập theo mẫu quy định tại Phụ lục của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Một số điều cần lưu ý:

• Văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm nhưng không thực hiện việc thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
• Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong khoảng thời gian là 30 ngày làm việc, kể từ ngày doanh nghiệp chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thủ tục đóng văn phòng đại diện đối với thương nhân nước ngoài

Các trường hợp thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
• Khi thương nhân nước ngoài bị chấm dứt hoạt động theo quy định pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi mà thương nhân đó đã thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Khi hết thời hạn hoạt động được ghi tại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và thương nhân nước ngoài không có đề nghị gia hạn.
• Khi hết thời gian hoạt động được ghi tại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý về việc gia hạn.
• Khi bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bởi các quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Khi thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện không còn đáp ứng được một trong các điều kiện được quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Quy trình thủ tục đóng văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài cần nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo hai cách thức là nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến (trong trường hợp đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc từ ngày Cơ quan cấp Giấy phép nhận được hồ sơ, Cơ quan này sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện tối đa là một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép phải có trách nhiệm công bố lên trang thông tin điện tử về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị:

Để đóng văn phòng đại diện, các thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm những giấy tờ, tài liệu sau đây:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện được lập theo mẫu của Bộ Công Thương đã có chữ ký của  đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp giấy phép đã bị thu hồi (lập theo mẫu quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BCT)
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép về không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện(đối với trường hợp được quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hay bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, của Cơ quan cấp Giấy phép (trong trường hợp bị thu hồi giấy phép).
• Danh sách chủ nợ kèm theo số nợ chưa thanh toán, bao gồm cả nợ thuế và số nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động kèm theo quyền lợi tương ứng hiện hành mà người lao động được hưởng.
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp trước đó.

Một số điều cần lưu ý:

• Thủ tục nêu trên sẽ không được áp dụng đối với những thương nhân nước ngoài có trụ sở trong khu công nghệ cao, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế.
• Trước khi tiến hành việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải hoàn tất mọi thủ tục và nghĩa vụ về thuế; phải thông báo cho người lao động cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trả lương, chấm dứt hợp đồng lao động; thanh lý những loại hợp đồng khác như hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa các bên, hợp đồng thuê nhà, …(nếu có) và thanh toán các khoản nợ khác.

Quý khách hàng TOÀN QUỐC đang mong muốn tìm một đơn vị thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện uy tín – chuyên nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây. Rất hân hạnh được phục vụ!

HOTLINE: 0981.345.339 (HỖ TRỢ 24/24)

ketoanvietmy.vn