Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu về mở rộng quy mô sản xuất, địa bàn kinh doanh mà doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng kinh doanh ngày càng nhiều. Vậy để thành lập văn phòng đại diện cần những điều kiện thủ tục gì? Để giải đáp những thắc mắc của quý khách, chúng tôi xin gửi đến quý khách những nội dung pháp lý xoay quanh vấn đề thành lập văn phòng đại diện qua bài viết sau đây:

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì văn phòng đại diện được quy định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng đại diện còn mang những đặc điểm cơ bản sau đây:

1. Văn phòng đại diện của công ty được quy định là không có chức năng kinh doanh. Bởi vậy, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động như: ký kết hợp đồng/cung ứng dịch vụ/ hàng hóa cũng như không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng;
2. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; ngoài ra, văn phòng đại diện  thực hiện hoạt động như: nghiên cứu/cung cấp thông tin để hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và các đối tác mới;
3. Văn phòng đại diện được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ một số hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động;

Từ đó, có thể thấy mục đích chính của việc lập văn phòng đại diện là giúp doanh nghiệp thực hiện việc thăm dò thị trường cũng như quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp tới các tỉnh thành khác.

Một công ty được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 1 điều 45 luật doanh nghiệp năm 2020 thì việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp là không giới hạn; doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở:

1. Trong nước và nước ngoài: một hoặc nhiều văn phòng;
2. Cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên nhiều địa phương theo địa giới hành chính: một hoặc nhiều văn phòng.
3. Tên văn phòng đại diện
4. Theo quy định hiện hành, tên văn phòng đại diện cần đáp ứng những điều kiện sau đây:
5. Tên văn phòng đại diện phải gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
6. Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái có thể có chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện phải được in với cỡ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch/ hồ sơ tài liệu /ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành

Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Đầu tiên ta nói về việc nộp hồ sơ lên sở kế hoạch đầu tư. 1 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm những loại giấy tờ sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo đăng ký lập văn phòng đại diện (theo mẫu)
• Quyết định về việc lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty/ chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông
• Biên bản họp các thành viên về việc lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông
• Bản sao công chứng quyết định bổ nhiệm người đứng đầu của văn phòng đại diện trong trường hợp người đứng đầu không đồng thời người đại diện theo pháp luật/cổ đông, thành viên/chủ sở hữu công ty
• Bản sao công chứng CCCD, CMND, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện. Đối với người đứng đầu là người có quốc tịch nước ngoài, cần có bản sao công chứng hộ chiếu còn hiệu lực và giấy phép sử dụng lao động của cơ quan có thẩm quyền cấp
• Bản sao điều lệ công ty mở văn phòng đại diện (trong trường hợp địa điểm của văn phòng đại diện khác với tỉnh, thành phố mà công ty đặt trụ sở chính).
• Bản sao hợp lệ GCN đăng ký kinh doanh/ GCN đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp mở văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ GCN đăng ký thuế của doanh nghiệp mở văn phòng đại diện hoặc bản chính thông báo mã số đơn vị trực thuộc đã được doanh nghiệp mở văn phòng đại diện lấy tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước thứ 2 là Trình tự nộp và xét duyệt hồ sơ

Quá trình này diễn ra như thế nào…

…Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Uỷ ban gửi văn bản đề nghị hoàn thiện cơ sở vật chất, phong tỏa vốn góp và chuẩn bị nhân sự tới công ty. Phần vốn góp được phép sử dụng để đầu tư cơ sở vật chất, phần còn lại được phong tỏa trên tài khoản thanh toán và chỉ được giải tỏa khi công ty được cấp Giấy phép thành lập.

Doanh nghiệp có 03 tháng kể từ ngày nhận được văn bản thông báo từ sơ kế hoạch đầu tư để hoàn thiện cơ sở vật chất, phong tỏa đủ vốn điều lệ và chuẩn bị đầy đủ nhân sự. Nếu quá thời hạn trên mà doanh nghiệp chưa hoàn thiện, Ủy ban có quyền từ chối cấp phép.

Văn phòng đại diện nếu đã hoàn thiện đầy đủ yêu cầu và gửi giấy xác nhận đến cơ quan chức năng để kiểm tra, nếu như thất cả hợp lệ, sở kế hoạch đầu tư phải cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện; trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước thứ 3: Nhận Giấy phép thành lập và hoạt động

Sau khi đã nhận được Giấy phép thành lập và hoạt động văn phòng đại diện theo quy định pháp luật, nó chính thức đi vào hoạt động theo các nghiệp vụ kinh doanh đã đăng ký.

Địa chỉ của Văn phòng đại diện

Theo quy định hiện hành địa chỉ của Văn phòng đại diện là địa chỉ liên lạc của Văn phòng đại diện. Địa chỉ phải được xác định gồm số nhà/hẻm/ngách/ ngõ/phố/đường, thôn/ xã, phường, thị trấn/huyện, quận, thị xã/ tỉnh, thành phố/ số điện thoại, số fax và thư điện tử.

Địa điểm và cách thức nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Cũng tương tự với trường hợp nộp hồ sơ công ty thì hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ phải nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh/ thành phố nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, chủ thể tiến hành nộp bản giấy 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc của Sở kế hoạch đầu tư (bộ phận 1 cửa). Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, hồ sơ sẽ được giao cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý tùy thuộc vào từng địa bàn cụ thể.

Ngoài ra, có thể nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia. Tuy nhiên sau đó, hồ sơ phải được lập lại bằng cách scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định và nộp bản giấy cho phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT.

Sau 03 ngày làm việc nếu xét thấy hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp GCN đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho công ty. Nếu hồ sơ không hợp lệ Phòng đăng ký kinh doanh phải có thông báo chũng như hướng dẫn cụ thể đến doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung tư vấn về vấn đề thành lập văn phòng đại diện mà kế toán Việt Mỹ gửi đến quý khách. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề phát sinh liên quan đến các vấn đề nêu trên, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

ketoanvietmy.vn