Bạn cần mở rộng quy mô hoạt động, cần mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường mới thì việc mở rộng thêm chi nhánh, văn phòng là điều tất yếu. Tuy nhiên đối với những người lần đầu thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần tương đối phức tạp và không biết phải chuẩn bị những gì để mở văn phòng đại diện. Trước khi tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của Việt Mỹ để có thêm những thông tin pháp lý hữu ích.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là tổ chức trực thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện và bảo vệ quyền lợi của công ty theo ủy quyền.

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước. Một công ty có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa điểm tùy thuộc vào địa giới hành chính.

Văn phòng đại diện có chức năng sau:

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được thực hiện các hoạt động mua bán, tạo doanh thu, ký kết hợp đồng với khách hàng.
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc. Chúng tôi tiến hành các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và giúp các công ty tiếp cận các thị trường và đối tác mới.
• Một công ty muốn tiến hành nghiên cứu thị trường hoặc quảng bá thương hiệu của mình ở một nơi khác mà công ty đặt trụ sở chính phải thành lập văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện chỉ được thay mặt công ty thực hiện các hoạt động xúc tiến, kinh doanh.

2.Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

a. Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

• Không làm thủ tục thuế, lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện.
• Một công ty có thể đặt văn phòng đại diện ở cùng nơi với trụ sở chính hoặc ở tỉnh khác.
• Công ty có thể mở văn phòng đại diện ở nước ngoài
• Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là giúp các công ty phát triển thị trường hoặc quảng bá thương hiệu của họ ở các tỉnh thành khác.

b. Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.
• Kể cả trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang quận khác thì vẫn phải xác nhận các nghĩa vụ khác, xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế địa chỉ cũ.

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Nhìn chung, điều kiện mở văn phòng đại diện công ty Việt Nam rất đơn giản và khác với điều kiện mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Để đăng ký với một văn phòng đại diện, trước tiên bạn phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hoạt động như một đại diện chính thức của công ty, không phải là một chức năng kinh doanh. Tên của văn phòng đại diện phải được thành lập theo quy định của pháp luật, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của công ty cổ phần, không được sử dụng tên của cơ quan chính phủ, tổ chức vũ trang, tên của cơ quan chính phủ.
• Tên văn phòng đại diện phải có tên công ty và phải có thêm đuôi “Chi nhánh” đối với chi nhánh và “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
• Khi làm biển hiệu, tên văn phòng đại diện nên viết hoa hoặc cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy tắc này cũng được áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Văn phòng đại diện ký hợp đồng cần có sự đồng ý và đóng dấu của công ty.
• Văn phòng đại diện không có thẩm quyền đứng tên riêng để ký kết các hợp đồng riêng. Văn phòng đại diện phải thành lập trụ sở, trụ sở theo quy định của pháp luật.

DỊCH VỤ LUẬT – TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HIỆN NAY

Dịch vụ Luật và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

HOTLINE: 0981 345 339 (HỖ TRỢ 24/7)

YÊU CẦU TƯ VẤN YÊU CẦU BÁO GIÁ CHAT TRỰC TIẾP VỚI CHÚNG TÔI </div

4. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần năm 2023

Khi thực hiện chuẩn bị hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần cần phải thực hiện theo yêu cầu sau đây:

4.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần năm 2023

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện cho công ty cổ phần
• Biên bản họp thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
• Nghị quyết thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
• Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện công ty cổ phần nếu người đó không phải là người đại diện theo pháp luật, cổ đông, thành viên hợp danh, chủ sở hữu của công ty cổ phần.
• 01 Bản sao chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện công ty cổ phần;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền của người xin thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần.
• 01 Bản sao chứng minh nhân dân/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực của người xin thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Khi công ty thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

• Vui lòng hoàn tất thủ tục thiết lập theo quy định của nước sở tại.
• Công ty mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần làm thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
• Doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối là có thể gửi tiền ra nước ngoài phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Sau khi được cấp giấy phép ở nước ngoài, nộp giấy phép đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính và cập nhật thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trong nước.

4.2 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần năm 2023

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• 01 Chứng minh nhân dân có công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
• Thông tin về tên văn phòng đại diện, trụ sở đăng ký và số điện thoại.
• 01 Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty đại chúng.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và ký hồ sơ thành lập

Bước 3: Nộp hồ so thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần và công bố thành lập

• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải được nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh của bang hoặc thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
• Để công bố thông tin văn phòng đại diện của bạn trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, bạn phải trả phí công bố.

Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký công ty cho văn phòng đại diện

• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Văn phòng Thương mại và Giấy phép sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký công ty cho văn phòng đại diện của công ty.
• Nếu công ty thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi công ty được cấp giấy phép hoạt động ở nước ngoài, công ty phải nộp hồ sơ cho Cơ quan đăng ký thương mại. Cơ quan đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về các đại diện kinh doanh vào cơ sở dữ liệu quốc gia về cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Khắc dấu

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, tài liệu hữu ích trong hoạt động của Văn phòng đại diện thì dấu của Văn phòng đại diện phải được đóng dấu.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm về thủ tục đăng ký thành lập công ty tnhh, thủ tục thành lập các loại hình công ty khác nó sẽ mang lại cho bạn rất nhiều hữu ích.

5. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần năm 2023

a. Chủ thể thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Tương tự như chi nhánh và cơ sở thường trú, tất cả các công ty có giấy phép thương mại đều có thể thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, thương nhân nước ngoài còn có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

b. Tên văn phòng đại diện

Việc lựa chọn tên văn phòng đại diện cũng sẽ tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp, tên văn phòng đại diện sẽ được ghi như sau:

• Tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải có tên công ty và các chữ “Văn phòng đại diện”. Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện của chúng tôi có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Tên nước ngoài là tên tiếng Việt được dịch ra tiếng Latinh của nước ngoài. Chữ viết tắt là cách viết tắt của tên tiếng Việt và tên tiếng nước ngoài.
• Phần tên riêng của văn phòng đại diện công ty không được có từ “công ty”, “công ty”. Tên của văn phòng đại diện phải được nêu hoặc trưng bày tại trụ sở của văn phòng đại diện.

c. Người đại diện của văn phòng đại diện

Là người do công ty bổ nhiệm, có đủ năng lực pháp luật và có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người khác.

d. Văn phòng đại diện ký kết hợp đồng

• Văn phòng đại diện có chức năng là đại diện chính thức của công ty và không có chức năng bán hàng. Do đó, trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký kết hợp đồng và đóng dấu của văn phòng đại diện đối với các giao dịch phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện như vật tư văn phòng.
• Văn phòng đại diện ký hợp đồng cần có sự đồng ý và đóng dấu của công ty. Văn phòng đại diện không có thẩm quyền đứng tên riêng để ký kết các hợp đồng riêng.

d. Quy định về thuế môn bài đối với Văn phòng đại diện

Người nước ngoài hoạt động sản xuất, kinh doanh theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về thuế tài nguyên và Nghị định 22/2020/NĐ-CP Văn phòng phải cung cấp: Bạn sẽ nộp thuế môn bài hàng năm là 1.000.000 VNĐ.

Tuy nhiên, Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục Thuế nêu rõ, văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì không phải nộp thuế tài nguyên nếu có.

6. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

6.1 Người đứng tên để thành lập văn phòng đại diện là ai?

Giám đốc công ty và các chức danh cấp cao khác có thể đồng thời là trưởng văn phòng đại diện hoặc người có đủ năng lực pháp luật và không vi phạm pháp luật.

6.2 Có cần phải khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không?

Điều này có thể là mới hoặc chưa được đóng dấu, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.

6.3 Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là chứ năng gì?

Giao dịch và tiếp thị.

6.4 Văn phòng đại diện hạch toán thuế ở đâu?

Một văn phòng đại diện phụ thuộc vào công ty mẹ của nó.

6.5 Thủ tục về kê khai thuế, cần phải đóng bao nhiêu thuế cho văn phòng đại diện?

Thuế môn bài của văn phòng đại diện hiện nay là 1.000.000 VNĐ/năm.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần. Nếu bạn có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, hãy liên hệ với LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ để được tư vấn và sử dụng dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trong quá trình thành lập và hoạt động văn phòng đại diện.