Theo ước tính, mỗi tháng, tại Việt Nam sẽ đều có đến đến hàng chục nghìn người có nhu cầu thục hiện thủ tục thành lập công ty mới. Ở thời điển hiện tại, Nhà nước đã cho phép chỉ cần một cái nhấp chuột thì doanh nghiệp có thể thấy vô vàn những lời chào mời quảng cáo vô cùng hấp dẫn, với chi phí vô cùng rẻ để tiến hành thành lập công ty mới. Xin mời các bạn độc giả cùng Việt Mỹ tìm hiểu quy định của pháp luật liên quan đến Thủ tục thành lập công ty mới.

1. Khái niệm thành lập công ty mới

Từ góc độ kinh tế ta có thể xét thấy:

Thành lập công ty đây là quá trình một doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ những vấn đề, điều kiện kinh doanh để sẵn sàng thành lập một tổ chức kinh tế. Chủ thể kinh doanh cần họ chuẩn bị những điều kiện liên quan như tên, địa chỉ trụ sở, máy móc, thiết bị, nhận sự…

Từ góc độ pháp lý ta có thể xét thấy:

Thành lập công ty được xem như một thủ tục pháp lý được chủ doanh nghiệp tiến hành tại những cơ quan Nhà nước quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt. Quy trình chuẩn bị hồ sơ, trình tự thủ tục này sẽ đơn giản hoặc phức tạp dựa vào công ty đó chọn loại hình công ty như thế nào.

2. Phân loại về từng loại hình công ty

Dựa theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 hiện nay Việt Nam chúng ta có 5 loại hình công ty các doanh nghiệp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Việc sẽ phải lựa chọn mô hình công ty sao cho thủ tục công ty mới thành lập phù hợp với doanh nghiệp của mình cũng như đáp ứng được yêu cầu của pháp luật đối với từng loại hình:

– Công ty cổ phần

– Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

– Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

– Công ty hợp danh

– Doanh nghiệp tư nhân

2.1. Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân đây là một loại hình doanh nghiệp do chính cá nhân làm chủ và họ tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chủ sở hữu duy nhất của doanh nghiệp tư nhân này là một cá nhân, doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân.

Dựa theo Luật Doanh nghiệp đã quy định rằng chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo Pháp luật của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tư nhân họ có toàn quyền quyết định đối với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình; có toàn quyền quyết định trong việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện những nghĩa vụ về mặt tài chính khác theo quy định của pháp luật hiện nay. Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể trực tiếp hoặc thuê một người khác đứng ra quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp thuê người khác làm chức giám đốc quản lý doanh nghiệp, thì chủ doanh nghiệp tư nhân cũng sẽ vẫn phải chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Đây là loại hình doanh nghiệp do 1 cá nhân hoặc một tổ chức đứng ra là chủ sở hữu, góp vốn để thành lập. Vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên ở thời điểm đăng ký doanh nghiệp được quy định theo luật định là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu họ đã cam kết góp và được ghi trong Điều lệ công ty.

Chủ sở hữu sẽ phải góp đủ và đúng loại tài sản như đã ghi trong cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong vòng 90 ngày, được tính từ ngày được cấp Giấy chúng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp mà công ty đó không góp đủ vốn điều lệ trong khoảng thời hạn quy định theo như Khoản 2 Điều 75 của Luật Doanh nghiệp 2020, thì chủ sở hữu công ty sẽ phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng giá trị số vốn thực góp trong thời hạn là 30 ngày, được tính kê từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ.

Ở trường hợp này, chủ sở hữu phải hoàn toàn chịu mọi trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp như đã cam kết đối với những nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong một khoảng thời gian trước khi công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sẽ được quyền giảm vốn nếu như đã hoạt động kinh doanh liên tục trong vòng hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và đã bảo đảm thanh toán đây đủ những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả hết cho chủ sở hữu.

Công ty sẽ được quyền tăng vốn điều lệ bằng việc chủ sở hữu công ty có thể đầu tư thêm hoặc huy động thêm vốn góp của những người khác. Trường hợp tăng vốn điều lệ bằng với việc huy động thêm phần vốn đã góp của người khác, công ty cũng sẽ phải thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang thành Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc lên công ty cổ phần.

2.2. Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên

Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên đây là doanh nghiệp trong đó thành viên có thể là một tổ chức hay cá nhân; với số lượng thành viên không vượt quá 50 người.

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có tư cách pháp nhân được tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Công ty trách nhiệm hữu hạn này sẽ không được quyền phát hành cổ phần để huy động vốn.

Thành viên chịu trách nhiệm về những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp này trong phạm vi số vốn đã góp vào của doanh nghiệp. Vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên khi phải đăng ký doanh nghiệp là tổng giá trị phần vốn góp những thành viên họ đã cam kết góp vào công ty. Thành viên phải góp vốn phần vốn góp cho công ty đầy đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong khoảng thời hạn là 90 ngày, kể từ ngày được Nhà nước có thẩm quyền cấp cho Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong khoảng thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng so với tỷ lệ phần vốn góp như đã cam kết góp. Trong trường hợp có thành viên chưa góp hoặc góp chưa góp đủ số vốn đã cam kết trên, công ty sẽ phải đăng ký để điều chỉnh, vốn điều lệ, cũng như tỷ lệ phần vốn góp của từng thành viên sao bằng số vốn đã góp trong vòng 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng công ty phải góp vốn đủ phần vốn góp.

2.3. Công ty cổ phần

– Công ty cổ phần được quy định là một doanh nghiệp, trong đó:
+ Vốn điều lệ của công ty này được chia thành nhiều phần bằng nhau thì được gọi là cổ phần;
+ Cổ đông có thể là một tổ chức hay cá nhân; với số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa;
+ Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về mặt những khoản nợ cũng như nghĩa vụ về mặt tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn họ đã góp vào trong doanh nghiệp;
+ Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của chính mình cho người khác, trừ những trường hợp được quy định trong Khoản 3 Điều 81 và Khoản 5 Điều 84 của Luật Doanh nghiệp 2020.
– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân được tính từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán những loại này để huy động vốn.
Công ty cổ phần là loại hình công ty, trong đó được quy định rằng vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau hay còn gọi là cổ phần được thành lập cũng như tồn tại một cách độc lập.

2.4. Công ty hợp danh

– Công ty hợp danh được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 là một doanh nghiệp, mà trong đó:
+ Phải có ít nhất hai thành viên là đồng chủ sở hữu của công ty, họ cùng nhau kinh doanh dưới trướng một tên chung (sau đây được gọi là thành viên hợp danh); ngoài những thành viên hợp danh còn có thể có thêm thành viên góp vốn;
+ Thành viên hợp danh phải là cá nhân và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của chính mình về những nghĩa vụ của công ty;
+ Thành viên góp vốn sẽ chỉ chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn họ đã góp vào trong công ty.
– Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân tu ngày công ty đó được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Công ty hợp danh không được phát hành bất cứ loại chứng khoán nào.

3. Thủ tục thành lập công ty mới

Theo quy định thủ tục thành lập công ty mới sẽ được thực hiện như các bước dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị tên và địa chỉ của công ty

* Địa chỉ công ty thì không được đặt tại những khu vực cấm, nhà chung cư hay tập thể

– Công ty cần có một địa chỉ kinh doanh cụ thể thì mới có thể được phép tiến hành đăng ký kinh doanh. Địa chỉ của công ty cũng phải đảm bảo được những quy định chung, tránh đặt địa chỉ công ty tại những khu chung cư hay nhà tập thể.

– Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà riêng có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc tiến hành thuê văn phòng để đặt là địa chỉ công ty. Địa chỉ công ty cũng sẽ phải nằm trong lãnh thổ tại Việt Nam, có số nhà, hẻm, quận, huyện, thành phố… rõ ràng và chính xác. Pháp luật đã quy định không được phép sử dụng địa chỉ giả để làm địa chỉ công ty .

* Tên công ty phải là duy nhất và không gây nhầm lẫn hay trùng lặp với những công ty đã đăng ký trước đó

– Công ty cần phải có tên riêng và tên riêng mà công ty đặt phải là duy nhất, không được trùng hay giống với doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước đó.

– Doanh nghiệp cũng sẽ phải chuẩn bị tên công ty sao cho đầy đủ với cấu trúc, bao gồm loại hình công ty + tên riêng. Loại hình sẽ là một trong 5 loại hình được nhắc đến trong loại hình doanh nghiệp nêu trên, còn tên riêng sẽ do doanh nghiệp được phép tự đặt.

– Để tránh tên bị trùng lặp với công ty khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tên viết tắt hay tên tiếng anh, nhưng với điều kiện phải đảm bảo được rằng tên công ty sẽ không gây nhầm lẫn cũng như không có tình trạng thêm tiền tố, hậu tố hay những ký hiệu thiếu văn hóa trong tên. Cùng với đó doanh nghiệp cũng không được dùng tên cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước để đặt tên cho công ty của mình.

Bước 2: Doanh nghiệp phải chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh sao cho phù hợp và áp mã ngành chi tiết

– Công ty để có thể thực hiện hoạt động thì phải đăng ký ngành nghề kinh doanh sao cho phù hợp, liên quan đến hoạt động mà công ty vận hành. Phải thực hiện tra cứu mã ngành nghề để có thể thực hiện đăng ký kinh doanh.

– Nếu như chọn ngành nghề không đáp ứng được yêu cầu điều kiện thì có thể đi vào hoạt động ngay sau khi thành lập công ty mà không phải chuẩn bị thêm những điều kiện có liên quan hay phải xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh.

– Nếu chọn ngành nghề kèm theo yêu cầu điều kiện thì phải tiến hành đảm bảo những yêu cầu cần thiết, tiếp đó, tiến hành xin giấy phép kinh doanh rồi mới được chính thức đi vào hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Chuẩn bị vốn tối thiểu và vốn điều lệ sẽ đăng ký khi mở công ty

– Vốn cũng được coi là vấn đề quan trọng khi doanh nghiệp mở công ty. Trên thực tế có thể thấy rằng, vì lĩnh vực này rất đa dạng nên vốn thành lập công ty sẽ tùy thuộc vào khả năng hay điều kiện về mặt tài chính, kinh tế của doanh nghiệp và yêu cầu về vốn của từng ngành nghề khi đã đăng ký kinh doanh. Mặc dù vậy, doanh nghiệp nên cần chuẩn bị vốn tối thiểu đầy đủ bởi khi mới mở công ty cũng sẽ cần khá nhiều chi tiêu.

– Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai vốn điều lệ khi bắt đầu mở công ty. Thông thường thì doanh nghiệp có thể tự kê khai vốn điều lệ tùy thuộc vào mong muốn cũng như năng lực tài chính của mình, theo đó pháp luật không có quy định về vốn điều lệ của doanh nghiệp khi thành lập công ty.

+ Mặc dù vậy, nếu trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có yêu cầu về vốn, ví dụ ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, vốn ký quỹ thì cũng cần thực hiện đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức vốn pháp định, như vậy mới được tiến hành đăng ký kinh doanh.

+ Doanh nghiệp không nên kê khai vốn điều lệ quá thấp khi thành lập công ty mới, vì nó sẽ ảnh hưởng đến 1 phần uy tín của công ty trong mắt khách hàng cũng như đối tác.

Bước 4: Thực hiện chọn ra loại hình công ty và người đại diện theo pháp luật phù hợp cho doanh nghiệp

* Người đại diện pháp luật phải đáp ứng những quy định chung

– Công ty có thể có tư 1 hoặc nhiều người đại diện pháp luật tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Người đại diện pháp luật phải là người có đầy đủ năng lực cũng như kinh nghiệm, có khả năng quyết định được những công việc quan trọng của doanh nghiệp trong cả quá trình hoạt động.

* Loại hình công ty phải phù hợp với những điều kiện về số thành viên, cũng như vốn hay đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp

– Doanh nghiệp phải dựa trên số lượng thành viên góp vốn, số vốn đã góp, mong muốn của riêng doanh nghiệp… để chọn cho công ty được một loại hình doanh nghiệp sao cho phù hợp và có khả năng giúp công ty của mình phát triển được vững mạnh, tránh được các rủi ro trong tương lai.

Bước 5: Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty mới

Hồ sơ chi tiết sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

– Thành viên hoặc cổ đông của công ty có thực hiện tham gia hoạt động góp vốn.

– Điều lệ cơ bản của công ty.

– Đối với cá nhân: Chuẩn bị trước giấy tờ tùy thân như chứng minh thư nhân dân bản sao, hộ chiếu bản sao hoặc thẻ căn cước công dân bản sao.

– Đối với tổ chức: Ngoài những giấy tờ có thể chứng minh được tư cách cá nhân của người đại diện pháp luật thì cũng cần có giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập…

– Giấy đề nghị Sở kế hoạch đầu tư cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp .

Bước 6: Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh để xin giấy phép tại Sở kế hoạch đầu tư

– Doanh nghiệp phải mang nộp hồ sơ đầy đủ để nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư để được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh công ty .

– Thời gian cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp này thông thường là từ 3 – 5 ngày.

Bước 7: Tiến hành công bố thông tin công ty lên cổng thông tin điện tử quốc gia của Nhà nước

– Công ty cần phải chuẩn bị mọi thủ tục công bố nội dung đã đăng ký doanh nghiệp một cách đầy đủ nhất. Thời gian để doanh nghiệp có thể thực hiện thao tác này là tối đa trong 30 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh.

– Nếu trong thời gian đã quy định, mà công ty không công bố được thông tin doanh nghiệp lên cổng thông tin điện tử quốc gia thì sẽ bị Nhà nước xử phạt hành chính từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ tùy theo mức độ vi phạm của công ty đó.

4. Câu hỏi thường gặp về thành lập công ty mới

4.1. Doanh nghiệp cần có số vốn là bao nhiêu thì mới có thể công ty

Luật Doanh nghiệp 2020 hiện hành không có quy định về mức giới hạn số vốn của công ty. Các công ty đều có thể tùy ý đăng ký số vốn điều lệ cao hoặc thấp. Mặc dù vậy, đối với một số ngành nghề kinh doanh nhất định theo quy định của Nhà nước vẫn phải yêu cầu có vốn pháp định.

4. 2. Doanh nghiệm nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp như thế nào mới phù hợp?

Về cơ bản tại Việt Nam thì việc lựa chọn loại hình công ty hầu hết sẽ phải dựa trên số lượng thành viên cùng mở công ty là chính: Ví dụ nếu chỉ có một mình mở công ty thì có thể thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc có có thể là doanh nghiệp tư nhân; Ví dụ nếu như chỉ có 2 người để thành lập một doanh nghiệp thì có thể lựa chọn Công ty hợp danh hoặc cũng có thể Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên; Công ty cổ phần có một đặc điểm là phải có số lượng cổ đông lớn hơn hoặc bằng 3 người. Nếu như công ty cổ phần có số lượng cổ đông góp vốn trên 100 người thì được gọi là công ty đại chúng.

4. 3. Cách thức thực hiện thủ tục thành lập công ty mới mới được thực hiện như thế nào?

Người thành lập doanh nghiệp hay là người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức dưới đây:

– Có thể đăng ký doanh nghiệp trực tiếp ở Cơ quan đăng ký kinh doanh;

– Đăng ký doanh nghiệp thông qua dịch vụ bưu chính;

– Cần có kết nối với mạng để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

4. 4. Chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty không?

Theo như Nghị định 01/2021/NĐ-CP đã quy định rằng pháp luật cho phép ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty, trong đó:

– Có thể ủy quyền cho cá nhân nhưng phải có văn bản ủy quyền;

– Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức: Với điều kiện phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ;

– Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là dịch vụ công ích Đính kèm điều kiện phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ;

– Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích: Phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân nhận ủy quyền trực tiếp thực hiện thủ tục.

4. 5. Khi mới thành lập doanh một doanh nghiệp thì cần nhưng gì?

Các việc cần làm sau khi thành lập công ty mới sẽ bao gồm:

– Báo cáo của doanh nghiệp

– Doanh nghiệp cần khắc dấu

– Doanh nghiệp cần mua chữ ký số điện tử

– Khai thuế ban đầu và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của chính doanh nghiệp đó

– Đăng ký sử dụng lao động tại Phòng Lao Động (nếu có sử dụng lao động)

– Hằng tháng hoặc theo từng quý cần phải khai báo thuế (Lưu ý một điều dù không phát sinh vẫn phải khai báo thuế).

Trên đây là bài viết về vấn đề “Thủ tục thành lập công ty mới”, mong rằng bài viết trên đây của LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ sẽ giúp cho các bạn độc giả hiểu rõ thêm về loại thủ tục thành lập công ty mới này. Rất hân hạnh được giải đáp cho các bạn độc giả.