Nếu bạn mong muốn sản phẩm hay hàng hóa của mình được xuất khẩu, hoặc có thể đưa vào buôn bán tại những siêu thị và cửa hàng tiện lợi trên cả nước, bạn cần phải làm hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm hàng hóa đấy. Bởi đăng ký mã số mã vạch sẽ giúp cho việc điều hành đơn hàng cũng như công việc buôn bán của bạn dễ dàng hơn. Vậy xin sử dụng mã số mã vạch sản phẩm ở đâu? Thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm như thế nào chuẩn quy định? Hãy cùng Luật và Kế toán Việt Mỹ tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm về mã số mã vạch

Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.

Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.

Mã vạch sản phẩm gồm có 2 phần chính:

• Mã số hàng hóa: Dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1.
• Mã vạch: Tổ hợp những khoảng trắng, vạch trắng được sắp xếp đúng quy luật, thông số, chỉ có thể đọc được bằng những thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch,…

Mã vạch sản phẩm có vai trò rất quan trọng trong việc xác định nguồn gốc xuất sứ sản phẩm, hàng hóa, đồng thời bảo đảm về mặt pháp lý cho doanh nghiệp đó và hỗ trợ người tiêu dùng trong việc lựa chọn sản phẩm chuẩn. Việc đăng ký mã vạch sản phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hóa của mình.

2. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm của doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật tại Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, được hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định về cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch như sau:

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký mới mã số, mã vạch chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các loại giấy tờ sau:

– Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục Nghị định 13/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 132/2008/NĐ-CP;

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Hình thức nộp hồ sơ cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch được quy định tại Khoản 2 Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP như sau:

– Tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục mã số, mã vạch, lập 01 bộ hồ sơ tương ứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thường trực về mã số, mã vạch.

– Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu.

– Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

3. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm như thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải có một bộ hồ sơ như đã nêu ở phần 2 để chuẩn bị tiến hành nộp cho cơ quan có thẩm quyền đăng ký mã số, mã vạch.

Bước 2: Nộp bộ hồ sơ tại GS1

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tại trung tâm mã số, mã vạch quốc gia của Việt Nam (còn gọi là GS1). Nếu như nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua đường bưu điện, phải thực hiện nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu, đồng thời đóng các khoản phí.

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận mã số, mã vạch

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã vạch sản phẩm theo quy định pháp luật.

Kể từ ngày doanh nghiệp, hộ kinh doanh được cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch, thì sau 3 năm cần phải làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận mã vạch sản phẩm. Điều này nhằm giúp cho các cơ quan quản lý mã số mã vạch có thể kiểm soát được hoạt động quản lý trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

4. Chi phí khi đăng ký làm mã số, mã vạch sản phẩm là bao nhiêu?

Các cá nhân, tổ chức sẽ chỉ phải đóng phí xin cấp QR code theo quy định của nhà nước. Thông tin biểu phí cấp chứng nhận QR code của nhà nước cụ thể được nêu rõ tại thông tư 232/2016/TT-BTC, mời quý doanh nghiệp xem chi tiết bảng phí dịch vụ ở bảng sau đây nhé

Mức thu phí cấp và hướng dẫn mã số mã vạch

Mức thu phí đăng ký(xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm( niên phí)

STT	Phân loại phí	Mức thu ( Đồng)
1	GS1
2	GS1 loại 10 mã số (Tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)	500.000đ/code
3	GS1 loại 9 mã số (Tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1000 số vật phẩm)	800.000đ/code
4	GS1 loại 8 mã số (Tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm)	1.500.000đ/code
5	GS1 loại 7 mã số (Tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm)	2.000.000đ/code
6	GLN code toàn cầu	200.000đ/code
7	EAN-8 (GTIN-8) 8 chữ số toàn cầu	200.000đ/code

5. Một số lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp của bạn cần phải lưu ý những vấn đề sau:

• Khi đăng ký sử dụng số mã vạch doanh nghiệp phải đóng lệ phí và phí duy trì cho năm đầu tiên. Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì chỉ phải nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.
• Sau khi quá trình đăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phí duy trì hàng năm doanh nghiệp phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
• Khi công ty thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi
• Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng mã số mã vạch nữa, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng mã số mã vạch.
• Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi về các mã sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi các sản phẩm kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về “Thủ tục đăng ký mã số mã vạch” mà Luật và Kế toán Việt Mỹ cung cấp tới quý khách hàng. Nếu còn bất kỳ điều gì vướng mắc, quý khách vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp lý trực tuyến qua tổng đài 24/7 của chúng tôi.

DỊCH VỤ LUẬT – TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HIỆN NAY

Dịch vụ Luật và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

HOTLINE: 0981 345 339 (HỖ TRỢ 24/7)

YÊU CẦU TƯ VẤN YÊU CẦU BÁO GIÁ CHAT TRỰC TIẾP VỚI CHÚNG TÔI