Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. Đây là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Các công ty cần lưu ý quy định chi tiết về thủ tục đăng ký để thực hiện cho chính xác. Hãy tham khảo bài viết sau đây của Việt Mỹ để tìm hiểu thêm về vấn đề này.

1. Công ty mới thành lập khi nào phải đăng ký bảo hiểm?

Không có luật nào quy định thời điểm cụ thể khi một công ty khởi nghiệp phải đóng bảo hiểm. Tuy nhiên, công ty phải đóng góp vào việc thanh toán bảo hiểm ngay khi người ta đồng ý ký hợp đồng lao động bằng văn bản. Áp dụng theo Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:

Người lao động làm việc cho công ty là công dân Việt Nam được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

• Người lao động làm việc cho công ty theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn hoặc làm một công việc nhất định có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng, bao gồm toàn bộ hợp đồng lao động được giao kết giữa người sử dụng lao động và người đại diện hợp pháp của người sử dụng lao động dưới 15 tuổi theo luật lao động;
• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng đến 3 tháng;

Vì vậy, các công ty đã ký hợp đồng lao động với nhân viên bán thời gian/thời vụ trên 1 tháng cũng có nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội. Vì vậy, khi chủ doanh nghiệp thuê nhân công theo hợp đồng, họ phải đóng bảo hiểm đầy đủ để tránh các sai phạm pháp luật và bị xử phạt.

2. Các trường hợp doanh nghiệp không tham gia bảo hiểm

Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 về người có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải ký hợp đồng lao động có thời hạn ít nhất một tháng trước khi buộc phải đóng bảo hiểm xã hội. Vì vậy, các công ty sẽ không tham gia bảo hiểm xã hội cho những đối tượng sau đây:

• Người lao động đã nhận lời thử việc tại công ty nhưng không có hợp đồng lao động với công ty.
• Công việc kéo dài chưa đầy một tháng và chỉ là thỏa thuận miệng giữa hai bên mà không có hợp đồng lao động bằng văn bản.

3. Thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Để đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp khởi nghiệp phải hoàn tất thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội với Bộ Y tế và báo cáo sự gia tăng lực lượng lao động đã đăng ký.

3.1 Hồ sơ đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Quyết định số 772/QD-BHXH ban hành ngày 15/6/2018 ban hành thủ tục hành chính trong lĩnh vực an sinh xã hội, bảo hiểm y tế, đóng bảo hiểm thất nghiệp đã bổ sung cho Quyết định số 595/QD-BHXH.

Theo Quyết định số 772/QD-BHXH, hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu của doanh nghiệp bao gồm:

Tờ khai của đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS): Doanh nghiệp phải kê khai các thông tin chi tiết: tên đơn vị; mã đơn vị; mã số thuế; địa chỉ đăng ký công ty, địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ liên hệ…

Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (mẫu D02-TS): Công ty phải lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm theo quy định của pháp luật. tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS.

Bản kê khai thông tin (Mẫu D01-TS): Công ty lập danh sách thông tin theo Mẫu D01-TS, liệt kê thông tin nhân viên.

Các văn bản trên được ban hành kèm theo Quyết định số 772/QD-BHXH. Các thành phần của hồ sơ nếu không được chỉ định là bản chính thì có thể xuất trình bản gốc, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ chính.

Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về thủ tục đăng ký thuế công ty mới thành lập.

3.2 Quy trình thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Theo Quyết định số 772/QD-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, đơn vị gồm các bước sau:

Bước 1. Làm hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các hoạt động sau:
Nhập số bảo hiểm xã hội vào các mẫu tương ứng đối với người lao động đã được cấp số bảo hiểm xã hội;

Hướng dẫn người lao động kê khai tham gia và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK1-TS) cho người lao động chưa lấy số bảo hiểm xã hội (kể cả người lao động không nhớ số bảo hiểm xã hội).

Lập 01 bộ văn bản “Đăng ký và điều chỉnh việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế”

Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập

Doanh nghiệp, người sử dụng lao động và người lao động đi làm việc ở nước ngoài nộp trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:

• Nộp hồ sơ qua giao dịch BHXH điện tử;
• Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Trường hợp công ty, đơn vị nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử thì lập hồ sơ bằng phần mềm báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN; Ký điện tử vào đơn và gửi lên Cổng thông tin bảo hiểm xã hội Việt Nam

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết của tổ chức bảo hiểm xã hội.

Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan bảo hiểm xã hội, công ty đang chờ kết quả giải quyết. Thời hạn nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Doanh nghiệp, người sử dụng lao động và người lao động đi làm việc ở nước ngoài nộp trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội để nhận sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do cơ quan bảo hiểm xã hội xử lý theo hình thức đăng ký nhận qua hòm thư điện tử, nhận trực tiếp tại bộ phận trả hồ sơ từ cơ quan BHXH hoặc nhận qua đường gửi bưu điện.

Cần lưu ý, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động hoặc ngày quyết định tuyển dụng có hiệu lực, người sử dụng lao động phải nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

3.3 Trình tự thực hiện đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp

Tại Mục 1 Chương III Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH, trình tự đăng ký mã số bảo hiểm xã hội doanh nghiệp như sau:

Bước 1: ghi mã số bảo hiểm vào các biểu mẫu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác trong tờ khai tham gia và chính thức hóa thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK1-TS, TK3-TS, D02-TS) để đăng ký và điều chỉnh quy định việc đóng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Bước 2: Công ty nộp hồ sơ cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định

Bước 4: Nhận kết quả gồm: Sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế

DỊCH VỤ LUẬT – TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HIỆN NAY

Dịch vụ Luật và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

HOTLINE: 0981 345 339 (HỖ TRỢ 24/7)

YÊU CẦU TƯ VẤN YÊU CẦU BÁO GIÁ CHAT TRỰC TIẾP VỚI CHÚNG TÔI </div

4. Quy trình thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho doanh nghiệp mới thành lập

Bước 1: Mua phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội điện tử

Mua phần mềm bảo hiểm xã hội cho đơn vị. Để thuận tiện cho việc tham gia, tăng, giảm, khóa sổ cũng như thực hiện các thủ tục đóng bảo hiểm thai sản, doanh nghiệp phải mua phần mềm bảo hiểm xã hội. Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm bảo hiểm xã hội như VNPT, Efy, Viettel,..

Sau khi hoàn tất việc mua hàng, cần làm thủ tục đăng ký để xin mã đơn vị bảo hiểm xã hội. Mã đơn vị là một dãy gồm 7 chữ cái và số. Mỗi công ty sẽ có mã đơn vị riêng. Khi các công ty tham gia bảo hiểm sẽ nhận được mã đơn vị. Các công ty thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ, giải thể phải thực hiện thủ tục đóng mã đơn vị sau khi cắt giảm toàn bộ số lượng nhân viên.
Bước 2: Tiến hành đăng ký mã đơn vị

Có hai cách để đăng ký mã đơn vị.

Cách 1: Bạn có thể đăng ký trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử. Để đăng ký mã đơn vị trên phần mềm bảo hiểm xã hội, cần chuẩn bị bản scan sổ đăng ký kinh doanh của công ty sau đó điền thông tin công ty vào các ô trên giao diện phần mềm.

Nhớ tích vào ô đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu (không có mã đơn vị) để lấy mã. Đính kèm hồ sơ đăng ký công ty để gửi cơ quan bảo hiểm xác minh. Sau khi điền đầy đủ thông tin, công ty chỉ cần ký điện tử xác nhận. Sau khi gửi thông tin từ 01 đến 02 ngày, cơ quan bảo hiểm sẽ cấp “Mã đơn vị”.

Cách 2: Truy cập website Bảo hiểm xã hội Việt Nam để đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

Bước 3: Báo tăng lao động

Sau khi nhận được mã từ đơn vị bảo hiểm xã hội, công ty có thể đăng nhập vào phần mềm và thực hiện các thao tác tăng giảm công việc. Hồ sơ cần khai báo tăng lao động bao gồm: CMND hoặc CCCD, sổ bảo hiểm (đối với người đã được cấp sổ bảo hiểm), sổ hộ khẩu nhân viên, số điện thoại của nhân viên. Người lao động phải bổ sung hồ sơ thông tin vào VSSID, nơi ghi nhận quá trình khám, chữa bệnh của người lao động.

Khi công ty đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp cho người lao động sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế sau 5 ngày.

Nếu doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu thì có thể kết hợp hồ sơ từ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Xin lưu ý phải đính kèm giấy tờ tùy thân có ảnh của nhân viên có liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Công ty cần phải lập danh sách cán bộ, nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội. Phí bảo hiểm cho nhân viên, sổ hộ khẩu

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập?

Công ty phải hoàn tất thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày công ty ký hợp đồng lao động/hợp đồng lao động hoặc hợp đồng tuyển dụng với người lao động.

Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho hoạt động của mình tại cơ quan hành chính cấp huyện, thành phố, thị trấn sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội nơi này có trách nhiệm theo dõi riêng.

Khi thay đổi địa chỉ sang huyện, tỉnh khác, công ty phải kê khai giảm số lượng lao động và “chốt sổ bảo hiểm xã hội” của người lao động. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới, doanh nghiệp phải đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội mới và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu. Trừ một số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, khi chuyển đi tỉnh khác sẽ phải làm hồ sơ lại, còn ở tỉnh, thành phố thì không cần.

Sau khi công ty báo tăng số lượng lao động, đối với những nhân viên đã có sổ bảo hiểm xã hội sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, nếu làm mất sổ bảo hiểm xã hội sẽ phải làm hồ sơ bổ sung để cấp lại xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.

Bài viết phía trên là thông tin LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ chia sẻ nhằm làm rõ vấn đề thủ tục đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập.Sau khi đọc bài viết hy vọng các bạn sẽ có câu trả lời về việc khi nào nên tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu bạn có thắc mắc gì thêm về dịch vụ bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí 24/7 cho bạn.