Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài mong muốn mở rộng thị trường tại Việt Nam thông qua việc thành lập văn phòng đại diện. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một quy trình pháp lý quan trọng, giúp thương nhân nước ngoài có thể hoạt động hợp pháp và thực hiện các chức năng hỗ trợ kinh doanh tại Việt Nam. Vậy điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục này như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết để giúp doanh nghiệp nước ngoài dễ dàng thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại 2005.
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Các quy định liên quan khác (nếu có).

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

2.1. Điều kiện chung đối với thương nhân nước ngoài

• Được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc được pháp luật của các quốc gia/vùng lãnh thổ này công nhận.
• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương có quy định về thời hạn hoạt động, thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện.

2.2. Điều kiện về nội dung hoạt động

• Hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Nếu nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia/vùng lãnh thổ không phải thành viên của các điều ước quốc tế đó, thì việc thành lập văn phòng đại diện phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

2.3. Số lượng văn phòng đại diện

• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong cùng một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.

2.4. Điều kiện về trụ sở văn phòng đại diện

• Trụ sở văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, vệ sinh lao động và các điều kiện khác có liên quan.
• Văn phòng đại diện không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở dưới bất kỳ hình thức nào.

2.5. Điều kiện về tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên phải bao gồm tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được ghi rõ tại trụ sở và thể hiện trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu. Khổ chữ in hoặc viết tên văn phòng đại diện phải nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.

2.6. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các chức năng như: liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, nhằm thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Văn phòng đại diện không được kinh doanh hoặc thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu trực tiếp.

2.7. Chế độ báo cáo hoạt động

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động của năm trước theo mẫu của Bộ Công Thương đến cơ quan cấp phép.
• Văn phòng đại diện có trách nhiệm cung cấp tài liệu, giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

2.8. Điều kiện đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

• Người đứng đầu văn phòng đại diện không được đồng thời giữ các chức vụ sau:
  • Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
  • Người đứng đầu chi nhánh của một thương nhân nước ngoài khác.
  • Người đại diện theo pháp luật của chính thương nhân nước ngoài đó hoặc của thương nhân nước ngoài khác.
  • Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.

Việc tuân thủ các điều kiện trên giúp thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện hợp pháp tại Việt Nam và đảm bảo hoạt động đúng theo quy định pháp luật.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Lưu ý quan trọng:

✅ Tất cả tài liệu nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng sang tiếng Việt.
✅ Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến tại Sở Công Thương nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở.
✅ Thời gian giải quyết hồ sơ thường từ 07 – 15 ngày làm việc nếu đầy đủ và hợp lệ.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp quá trình đăng ký thành lập Văn phòng đại diện diễn ra nhanh chóng, thuận lợi!

4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài năm 2025

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và nộp theo một trong các hình thức sau:

• Trực tiếp tại Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công Thương nơi đặt Văn phòng đại diện).
• Qua đường bưu điện đến Cơ quan cấp Giấy phép.
• Trực tuyến (nếu hệ thống tiếp nhận trực tuyến đã được triển khai).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và thông báo nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ.
Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong quá trình xử lý.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, trong vòng 07 ngày làm việc, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ:

• Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Hoặc từ chối cấp phép (trường hợp này phải có văn bản nêu rõ lý do).

Bước 3: Xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện thuộc lĩnh vực chưa được quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành hoặc thuộc phạm vi quản lý của một Bộ chuyên ngành, thì Cơ quan cấp Giấy phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả lời ý kiến (nếu có)

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành phải có văn bản trả lời về việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép.

Bước 5: Cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ:

• Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nếu đủ điều kiện.
• Nếu từ chối cấp phép, phải có văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý quan trọng

• Thời gian xử lý hồ sơ thông thường: 07 ngày làm việc (nếu không cần xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành).
• Thời gian tối đa: 15 ngày làm việc (nếu cần xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành).
• Văn phòng đại diện chỉ được hoạt động sau khi được cấp Giấy phép.

Việc nắm rõ quy trình trên giúp thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam nhanh chóng, đúng quy định và tránh những sai sót không cần thiết.

Việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một bước quan trọng giúp thương nhân nước ngoài mở rộng hoạt động kinh doanh, tìm hiểu thị trường và tăng cường quan hệ hợp tác. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định về điều kiện, hồ sơ và trình tự thủ tục theo pháp luật Việt Nam.

Luật và Kế toán Việt Mỹ với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thành lập Văn phòng đại diện, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hướng dẫn tận tình!