Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính là một thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cơ hội để doanh nghiệp rà soát và cập nhật các thông tin đăng ký, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giao dịch với các đối tác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình, hồ sơ và những lưu ý cần thiết khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp đặc biệt này.

1. Địa giới hành chính là gì?

Thay đổi địa giới hành chính là quá trình phân chia, sáp nhập hoặc điều chỉnh ranh giới giữa các đơn vị hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội tại địa phương. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan nhà nước điều chỉnh trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch phát triển phù hợp với thực tế.

Theo Điều 29 Luật Đất đai 2013, việc xác định địa giới hành chính được Chính phủ chỉ đạo và giao trách nhiệm cho các bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp. Quá trình này bao gồm việc cắm mốc, quản lý mốc địa giới và lập hồ sơ địa giới hành chính. Đặc biệt, khi có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, địa giới hành chính sẽ thay đổi, kéo theo các thủ tục pháp lý khác, trong đó có việc điều chỉnh thông tin doanh nghiệp liên quan.

Ví dụ điển hình là việc thành lập Thành phố Thủ Đức, từ sự sáp nhập của ba quận (quận 2, quận 9, và quận Thủ Đức). Trong trường hợp này, các doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký tại khu vực bị sáp nhập phải thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ để đảm bảo sự chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.

2. Doanh nghiệp cần phải làm những gì khi thay đổi địa giới hành chính

Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, thông tin địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi, dù trên thực tế doanh nghiệp không di chuyển trụ sở. Sự thay đổi này thể hiện ở tên địa danh hành chính mới, buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý:

1. Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là thông tin bắt buộc phải có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Khoản 1 Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
3. Điểm b khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn rằng, nếu việc thay đổi chỉ liên quan đến thông tin hành chính mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo đề nghị cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp cần nộp thông báo đề nghị cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp kèm các tài liệu liên quan (nếu có) đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau đó, cơ quan này sẽ cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mà không cần cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và tránh những vướng mắc trong quá trình hoạt động, đặc biệt là khi giao dịch với đối tác hoặc cơ quan nhà nước.

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Khi địa giới hành chính thay đổi, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cũng phải được cập nhật để đảm bảo tính hợp pháp và đồng bộ với các thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mặc dù doanh nghiệp không di chuyển trụ sở, nhưng tên địa chỉ theo quy định hành chính mới sẽ thay đổi, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cập nhật thông tin.

Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020: Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong các thông tin quan trọng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn cụ thể về hồ sơ và thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ

– Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

– Văn bản ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

– Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (nếu có):

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (bắt buộc đối với Hà Nội và TP.HCM).

Thời hạn giải quyết

Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Lệ phí thực hiện

Miễn lệ phí theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất thủ tục cập nhật thông tin để tránh phát sinh các vấn đề pháp lý hoặc khó khăn khi thực hiện giao dịch. Việc miễn lệ phí cũng giảm gánh nặng tài chính, giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc tuân thủ quy định.

4. Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động và thông tin đều được cập nhật chính xác. Sau đây là các nội dung mà doanh nghiệp cần phải thực hiện:

1. Cập nhật con dấu công ty: Nếu thông tin trên con dấu công ty thay đổi do thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần làm thủ tục khắc lại con dấu mới để phản ánh thông tin chính xác.
2. Điều chỉnh thông tin hóa đơn: Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cần thông báo điều chỉnh thông tin địa chỉ mới đến cơ quan thuế và bên phát hành hóa đơn.
3. Thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan: Doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến các cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và ngân hàng để cập nhật thông tin mới.
4. Cập nhật biển hiệu công ty: Thông tin trụ sở bắt buộc phải được thể hiện rõ trên biển hiệu công ty. Vì vậy, sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần nhanh chóng điều chỉnh lại thông tin trụ sở cho phù hợp.
5. Thực hiện các thủ tục cập nhật khác: Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ đến các đối tác kinh doanh, khách hàng, và những bên liên quan khác. Đồng thời, cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các tài liệu marketing, trang web công ty, và các kênh truyền thông khác để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và dễ tiếp cận.

Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo thông tin pháp lý luôn chính xác và phù hợp với quy định hiện hành. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn duy trì được uy tín trong giao dịch với đối tác và cơ quan quản lý. Với các hướng dẫn chi tiết và quy định ưu đãi như miễn lệ phí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục này một cách thuận lợi và nhanh chóng.

DỊCH VỤ LUẬT – TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HIỆN NAY

Dịch vụ Luật và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

HOTLINE: 0972 393 735 (HỖ TRỢ 24/7)

YÊU CẦU TƯ VẤN YÊU CẦU BÁO GIÁ CHAT TRỰC TIẾP VỚI CHÚNG TÔI