Trong nền kinh tế hiện đại, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nguồn thu quan trọng của ngân sách nhà nước, giúp duy trì và phát triển các dịch vụ công cộng cũng như đảm bảo sự công bằng trong phân phối thu nhập. Tuy nhiên, quá trình quyết toán thuế TNCN – một yêu cầu bắt buộc đối với nhiều cá nhân và tổ chức – thường khiến không ít người cảm thấy phức tạp và lo ngại về việc thực hiện đúng quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình quyết toán thuế không chỉ giúp người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ một cách suôn sẻ mà còn tránh được những rủi ro liên quan đến vi phạm hoặc phạt chậm nộp. Vậy quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì và tại sao chúng ta cần đặc biệt chú ý đến quy trình này?

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:

Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Như vậy có thể hiểu rằng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc được thực hiện nhằm xác định số tiền thuế mà cá nhân phải nộp của năm tính thuế thông qua việc khai quyết toán thuế.

Quyết toán thuế cho phép thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ khối lượng, tính hợp lệ của những số liệu có trong các khoản thuể của cá nhân thực hiện việc khái quyết toán thuế.

2. Các đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục 1 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 quy định đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:

(1) Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế

– Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định;

– Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên;

– Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam;

– Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm;

– Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.

(2) Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

– Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế;

– Tổ chức mới của cá nhân lao động được điều chuyển đến do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống.

– Tổ chức, cá nhân trả thu nhập giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.

(3) Đối với ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch.

Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

3. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

a. Đối với cá nhân tự quyết toán

• Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là chậm nhất ngày 30 tháng 4 của năm sau liền kề với năm tính thuế. Ví dụ, thu nhập của năm 2023 sẽ được quyết toán chậm nhất ngày 30/4/2024.

b. Đối với tổ chức chi trả thu nhập

• Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán thay cho cá nhân (nếu cá nhân ủy quyền): Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là chậm nhất ngày 31 tháng 3 của năm sau liền kề với năm tính thuế. Ví dụ, đối với thu nhập năm 2023, tổ chức phải quyết toán chậm nhất ngày 31/3/2024.

c. Trường hợp quyết toán thuế bổ sung:

• Nếu phát hiện sai sót sau khi đã quyết toán, cá nhân hoặc tổ chức phải nộp hồ sơ điều chỉnh, bổ sung trong thời hạn 10 năm kể từ ngày nộp hồ sơ.

4. Quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân

a. Đối với cá nhân

Bước 1: Xác định đối tượng phải quyết toán

Cá nhân cần kiểm tra xem mình có thuộc diện phải quyết toán thuế hay không, dựa trên mức thu nhập và các nguồn thu nhập. Nếu cá nhân có một nguồn thu nhập từ tổ chức và đã được khấu trừ đầy đủ thì không cần quyết toán.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán

Các hồ sơ cần thiết bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu (Mẫu số 02/QTT-TNCN).
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do tổ chức trả thu nhập cấp).
• Chứng từ liên quan đến các khoản giảm trừ (gia cảnh, bảo hiểm, từ thiện,… nếu có).
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu có).

Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán

Cá nhân có thể nộp hồ sơ qua hai hình thức:

• Trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi cá nhân cư trú hoặc tạm trú.
• Trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax).

Bước 4: Xử lý hoàn thuế hoặc nộp thêm thuế

Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, nếu cá nhân nộp thừa thuế sẽ được hoàn thuế hoặc chuyển sang kỳ tính thuế sau. Nếu nộp thiếu thuế, cá nhân phải nộp bổ sung số tiền thiếu và có thể bị phạt.

b. Đối với tổ chức chi trả thu nhập

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán

Tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 05/QTT-TNCN.
• Bảng kê thu nhập cá nhân chi trả theo từng tháng/năm.
• Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán

Tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống kê khai thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Xử lý sau khi nộp hồ sơ

Tổ chức sẽ phải xử lý các trường hợp nộp thừa thuế, thiếu thuế hoặc các sai sót khác theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

5. Một số lưu ý quan trọng trong quá trình quyết toán

Thời hạn nộp hồ sơ là rất quan trọng: Việc nộp chậm có thể dẫn đến phạt vi phạm hành chính.

Giảm trừ gia cảnh: Cá nhân phải kê khai chính xác thông tin giảm trừ gia cảnh để đảm bảo số thuế tính đúng.

Kiểm tra kỹ thông tin: Cả cá nhân và tổ chức cần kiểm tra kỹ hồ sơ, số thuế đã nộp, các khoản giảm trừ để tránh sai sót.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là một nghĩa vụ bắt buộc mà còn là bước quan trọng giúp cá nhân và tổ chức tuân thủ đúng các quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi cũng như tránh các rủi ro về vi phạm hành chính. Với sự đồng hành của Luật và Kế toán Việt Mỹ, các cá nhân và doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong quá trình thực hiện quyết toán thuế. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc kê khai, nộp thuế một cách chính xác, minh bạch và đúng hạn, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách thuận lợi và hiệu quả. Việc tuân thủ quy định về quyết toán thuế không chỉ đảm bảo sự tuân thủ pháp lý mà còn là tiền đề quan trọng để bạn xây dựng sự uy tín và phát triển bền vững trong tương lai.