Để thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam có liên quan. Văn phòng đại diện Việt Nam của thương nhân nước ngoài là cơ quan trực thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam để khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép. Trong bài viết này, Việt Mỹ xin cung cấp một số ý kiến ​​pháp lý về hồ sơ thành lập công ty.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài năm 2023

Căn cứ Điều 7, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân nước ngoài phải thành lập, đăng ký công ty theo quy định của pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó có thể. nhận được;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động kinh doanh ít nhất một năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
• Trường hợp trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài có ghi thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải ít nhất là một năm kể từ ngày nộp đơn.
• Công việc của Văn phòng đại diện phải phù hợp với nghĩa vụ của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết.
• Trường hợp hoạt động của văn phòng đại diện không tuân thủ các nghĩa vụ của thương nhân nước ngoài không tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Việt Nam và phải được sự chấp thuận của Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài năm 2023

Khi mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, công ty Việt Nam phải thành lập và mở chi nhánh công ty con ở nước ngoài theo quy định của pháp luật nước nơi đặt văn phòng đại diện ở nước ngoài. Vì vậy, văn phòng đại diện công ty Việt Nam được thành lập ở nước ngoài nhằm thực hiện chức năng đại diện cho công ty Việt Nam ở nước ngoài và thực hiện các công việc nghiên cứu thị trường và các hoạt động khác. Các hoạt động xúc tiến thương mại trong khuôn khổ pháp luật của quốc gia nơi công ty đặt trụ sở.

Hồ sơ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài là tài liệu bắt buộc phải có khi thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Đối với việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài cũng vậy, bạn cũng phải chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì mới có thể tiến hành các thủ tục khác được.

2.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam năm 2023

Đơn xin thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

Bản sao hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi đăng ký công ty nước ngoài xác nhận;

Tài liệu cung cấp thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài được bổ nhiệm

Bản dịch công chứng báo cáo tài chính đã được kiểm toán, các chứng từ chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính của năm tài chính trước hoặc các tài liệu tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Một doanh nhân nước ngoài được thành lập cấp giấy phép hoặc xác nhận và xác nhận sự tồn tại và hoạt động của một đại lý kinh doanh nước ngoài cho năm tài chính gần nhất.

Bản dịch công chứng hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện, CMND, thẻ căn cước công dân (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài);

Giấy tờ, hồ sơ về địa điểm dự kiến ​​đặt trụ sở văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.
• Bản sao chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê công chứng(nếu cho công ty thuê thì nộp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).
• Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về an toàn, trật tự, an toàn lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

2.2 Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Khi chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần lưu ý những điểm sau:

Tài liệu phải chỉ rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nhân nước ngoài làm việc tại nước sở tại

Các giấy tờ sau phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản bổ nhiệm/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nhân nước ngoài;
• Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc tuân thủ các nghĩa vụ về thuế, tài chính của năm tài chính trước hoặc các tài liệu tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Đại lý đặt trụ sở cấp.
• Xác nhận hoặc chứng nhận đại lý nước ngoài và chứng minh sự hiện diện và hoạt động của đại lý nước ngoài trong năm tài chính trước đó.
• Bản sao hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện (đối với người nước ngoài).

Giấy tờ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực hoặc chứng thực lãnh sự. Quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài năm 2023

Trong thời đại toàn cầu hóa, việc hợp tác quốc tế, mở rộng hoạt động kinh doanh ra nước ngoài không còn là điều xa lạ. Do đó, nhiều công ty Việt Nam cũng đã thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài để mở rộng phạm vi kinh doanh thường xuyên hơn và bắt đầu theo dõi tình hình ở nước ngoài. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin làm rõ thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài theo quy định của pháp luật hiện hành.

3.1 Thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

Bước 1: Gửi hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) cho cơ quan cấp phép nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 2: Nhận hồ sơ

Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan phê duyệt sẽ xem xét hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Các tài liệu bổ sung sẽ được yêu cầu nhiều nhất một lần trong quá trình đăng ký.

Trừ trường hợp quy định tại Điều 11 khoản 4 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp phép cấp hoặc từ chối cấp phép trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trường hợp từ chối phải có văn bản giải trình và nêu rõ lý do.

Bước 3: Gửi văn bản yêu cầu đến Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có).

Trong các trường hợp nêu tại Điều 7 Khoản 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và nếu việc thành lập văn phòng đại diện không được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật cụ thể thì cơ quan ủy quyền sẽ có văn bản đề nghị thực hiện. Liên hệ với Bộ quản lý công chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Quản lý trả kết quả (nếu có).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến ​​của cơ quan cấp Giấy phép, Cục Quản lý nghiệp vụ có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc cho phép thành lập Văn phòng đại diện. khuôn mặt.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến ​​của Tổng cục, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm chấp thuận hoặc từ chối việc chấp thuận thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối phải có văn bản giải thích rõ ràng.

3.2 Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài nam 2023

Để thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đại lý chuẩn bị thông tin, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Bạn có thể tham khảo chi tiết các thông tin, giấy tờ liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như đã giới thiệu ở trên.

Bước 2: Soạn thảo và đóng gói hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Bộ Công Thương

Thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ xin phép thành lập văn phòng đại diện tới Bộ Công Thương nơi đặt văn phòng đại diện. Bạn có thể gửi sơ yếu lý lịch của bạn trực tiếp. Thư tín, công văn hành chính. mạng điện tử.

Bước 3: Bộ Công Thương kiểm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Công Thương sẽ hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài và gửi bản sao Giấy phép về Bộ Công Thương. gửi. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. cơ quan thuế. Cục Thống kê. Cơ quan công an cấp nhà nước có văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Bộ Công Thương có văn bản yêu cầu thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Bước 4: Tiến hành nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân đã đăng ký.

Bước 5: Nộp báo cáo kinh doanh cho văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục báo cáo hoạt động kinh doanh theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho doanh nhân nước ngoài có thời hạn 5 năm.

4. Cơ quan nào cấp giấy phép văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Theo quy định của pháp luật, Bộ Thương mại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thương nhân dự kiến ​​đặt văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện các nhiệm vụ sau: cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, huỷ bỏ

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện không được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật. luật chuyên nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

5.1 Thời hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bao lâu?

Giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không quá thời hạn còn lại của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau khi hết hạn, doanh nhân nước ngoài có thể làm thủ tục gia hạn giấy phép trong tối đa 5 năm.

5.2 Bộ máy quản lý văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm những ai?

Doanh nhân nước ngoài có toàn quyền quyết định về nhân sự và các vấn đề hành chính của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc trong văn phòng đại diện phải tuân thủ pháp luật lao động của Việt Nam và/hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

5.3 Lựa chọn trụ sở khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như thế nào?

Văn phòng đại diện được sử dụng đất trên cơ sở hợp đồng thuê đất với người có quyền sử dụng đất. Xin lưu ý rằng văn phòng đại diện không nằm trong tòa nhà chung cư. Mặt khác, văn phòng đại diện không có quyền thuê, cho thuê lại mặt bằng nhưng phải sử dụng mặt bằng đúng mục đích.

5.4 Lựa chọn tên khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như thế nào?

Tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, số và ký hiệu, trong đó có phần tiếp theo “văn phòng đại diện”. Tên văn phòng đại diện phải được treo trên biển hiệu tại trụ sở chính.

5.5 Trường hợp nào văn phòng đại diện của thương nhân không được cấp giấy phép theo quy định?

• Không đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP khi đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Thương nhân nước ngoài phải đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời hạn hai năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Các cơ sở bị hạn chế vì lý do quốc phòng, an toàn, trật tự công cộng, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

Trên đây là những vấn đề pháp lý liên quan đến việc mở văn phòng đại diện và hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nếu cần tư vấn chi tiết hơn về vấn đề này hoặc thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, hãy liên hệ ngay LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ để được tư vấn nhanh nhất và hiệu quả nhất về chi phí kinh doanh nhé.