Hiện nay, việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa là một trong những phương thức để truy xuất, quản lý nguồn gốc của hàng hóa mà doanh nghiệp cần làm. Bên cạnh đó, đây cũng là một trong những điều kiện bắt buộc phải thực hiện để hàng hóa của doanh nghiệp có thể được phân phối hàng hóa tới các kênh bán hàng quan trọng như siêu thị, cửa hàng tiện lợi,… Bởi vậy, có rất nhiều cá nhân, tổ chức muốn đăng ký mã vạch nhưng lại đang băn khoăn trước những quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề này. Vậy để tiến hành đăng ký mã vạch bạn cần lưu ý những điều gì? Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.

Thế nào là đăng ký mã vạch?

Hiện nay định nghĩa đăng ký mã vạch là gì không được pháp luật quy định trong bất kỳ văn bản nào. Tuy nhiên, tại Điều 3 của quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN có giải thích, mã số và mã vạch. Theo đó, mã số là một dãy các con số được sử dụng để phân định sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của tổ chức về địa điểm. Còn mã vạch được hiểu là một dãy các vạch được sắp xếp song song với nhau, mã vạch được kết hợp cùng với mã số của sản phẩm để giúp máy quét có thể đọc được thông tin sản phẩm đó.

Theo đó, đăng ký mã vạch là việc cá nhân, tổ chức tiến hành đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để có thể được cơ quan này cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch. Khi  đã được cấp mã vạch doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa mã số mã vạch này vào in trên từng sản phẩm của mình để sử dụng và đưa ra thị trường.

Tại sao cần đăng ký mã vạch?

Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đăng ký mã, tuy nhiên, các tổ chức/ cá nhân nên đăng ký mã vạch cho sản phẩm của mình bởi những lợi ích sau đây:

• Thứ nhất, việc đăng ký mã vạch sẽ giúp cá nhân, tổ chức mở rộng hoạt động kinh doanh của mình bởi để đưa sản phẩm của mình vào những kênh phân phối hàng hóa lớn như siêu thị, thì bắt buộc sản phẩm đó phải được đăng ký mã vạch;
• Thứ hai, việc đăng ký mã vạch sẽ giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng hơn trong việc kiểm soát sản phẩm, dịch vụ của mình. Khi đã có mã vạch, quá trình quản lý, sắp xếp, phân loại sản phẩm, hàng hóa sẽ thuận lợi và chính xác hơn;
• Thứ ba, việc đăng ký mã vạch đáp ứng nhu cầu của khách hàng, bởi chúng giúp cho quá trình kiểm tra tồn kho, báo giá, thanh toán đến khách hàng diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, người tiêu dùng cũng thường dựa vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra về thông tin sản phẩm. Bởi vậy, đây sẽ là một phương pháp để cá nhân, tổ chức có thể chứng minh và tạo dựng niềm tin cho khách hàng.
• Thứ tư, việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm sẽ giúp cá nhân, tổ chức tăng hiệu suất làm việc, từ đó giúp tiết kiệm tối đa chi phí và nhân công. Bởi khi có các mã vạch và máy quét thì số lượng nhân công sẽ ít hơn rất nhiều đồng thời vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

Hồ sơ đăng ký bao gồm những giấy tờ gì?

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định là bước không thể thiếu nếu cá nhân, tổ chức muốn được sử dụng mã số mã vạch. Đây cũng là cơ sở để Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định có chấp thuận yêu cầu đăng ký mã vạch hay không. Để tránh mất thời gian cho việc sửa đổi và bổ sung thì hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm:

• Bản đăng ký được lập theo mẫu do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành (01 bản);
• Bản đăng ký mẫu danh mục sản phẩm muốn sử dụng mã số vật phẩm (01 bản);
• Phiếu đăng ký các thông tin lập theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1(01 bản);
• Bản sao đã công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đối tượng yêu cầu đăng ký là doanh nghiệp sản xuất hoặc quyết định thành lập đối với đối tượng yêu cầu đăng ký là tổ chức khác (01 bản).

Quá trình chuẩn bị kê khai thông tin hồ sơ tuy không quá khó nhưng khá phức tạp. Vì thế, nếu trong quá trình thực hiện thủ tục này cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được trợ giúp chi tiết hơn.

Thẩm quyền thực hiện đăng ký là ai?

Khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên thì thì việc tiếp theo bạn cần làm là nộp bộ hồ sơ này cho cơ quan có thẩm quyền để tiến hành đăng ký. Vậy đâu là cơ quan có thẩm quyền? Theo quy định thì cơ quan duy nhất có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý và đăng ký mã vạch cho sản phẩm hiện nay là Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ có địa chỉ tại số 8 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Cá nhân/tổ chức có thể trực tiếp nộp hồ sơ đến cơ quan nay hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

Trình tự đăng ký mã số mã vạch

Để thực hiện đăng ký mã vạch cho sản phẩm, bạn cần thực hiện theo trình tự sau đây:

Bước 1: Lựa chọn mã vạch phù hợp với sản phẩm của bạn

Hiện nay có các mã số mà bạn có thể lựa chọn đăng ký tuỳ thuộc vào số lượng sản phẩm và nhu cầu của, cụ thể như sau:

• Mã 7 chữ số được áp dụng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm lớn hơn 10.000 và nhỏ hơn 100.000.
• Mã 8 chữ số được áp dụng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm lớn hơn 1000 và nhỏ hơn 10.000.
• Mã 9 chữ số được áp dụng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm lớn hơn 100 dưới và nhỏ hơn 1. 000.
• Mã 10 chữ số được áp dụng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm lớn hơn 100 sản phẩm.
• Mã EAN 13 là mã địa điểm toàn cầu: có mười ba chữ số dùng để quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm. Bao gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp/ địa điểm và một số dùng để kiểm tra.

Bước 2: Chuẩn bị  bộ hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Khi đã xác định được số lượng sản phẩm mà mình cần đăng ký thì cá  nhân/ tổ chức cần tiến hàng chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ tương ứng theo tư vấn  nêu trên của chúng tôi.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định nêu trên, bạn cần nộp bộ hồ sơ đăng ký mã vạch đã chuẩn bị tại Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ. Việc nộp hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện hoặc nộp qua người được ủy quyền.

Bước 4: Cơ quan đăng ký mã số mã vạch thẩm định hồ sơ

Sau khi tiếp nhận và xét thấy hồ sơ đã đầy đủ thì Cơ quan đăng ký sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ trong thời hạn từ 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Sau khi thực hiện thẩm định xong hồ sơ đăng ký mã vạch cũng như xác định được hồ sơ này đã đầy đủ và hợp lệ, Cơ quan đăng ký sẽ cấp mã vạch để cá nhân, tổ chức để sử dụng trước. Sau đó khoảng thời gian là 30 ngày giấy chứng nhận đăng ký sẽ được cấp cho cá nhân, tổ chức đăng ký

Tuy nhiên nếu hồ sơ đăng ký không hợp lệ, thì  Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường sẽ thông báo rõ nguyên nhân cũng như yêu cầu cá nhân, tổ chức sửa đổi, bổ sung hồ sơ và gửi lại trong thời gian sớm nhất. Nội dung thông báo phải được thể hiện bằng văn bản.

Những câu hỏi thường gặp khi thực hiện dịch vụ

Câu hỏi 1: Việc đăng ký mã số mã vạch có quan trọng không?

Đáp: Hiện nay, với tình trạng hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng đang được sản xuất, phân phối, tiêu thụ một cách ồ ạt, tràn lan và các lực lượng chức năng vẫn chưa thể kiểm soát được lượng sản phẩm hàng hóa này. Các sản phẩm chính hãng bị trà trộn với hàng nhái không rõ nguồn gốc xuất xứ khiến người tiêu dùng không thể phân biệt được đâu là hàng nhái, đâu là hàng thật. Vì thế, mã số mã vạch sẽ là tài liệu quan trọng để có thể kiểm tra được thông tin hàng hóa, từ đó giúp người tiêu dùng dễ dàng hơn trong việc phân biệt được nguồn gốc xuất xứ sản phẩm.

Câu hỏi 2: Chi phí để đăng ký mã số mã vạch hiện nay

Đáp: Trong quá trình đăng ký mã vạch, cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp chi phí để đăng ký cũng như phí để duy trì hàng năm. Khoản phí này sẽ được nộp cho tổ chức tiếp nhận hồ sơ đăng ký theo quy định tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC, thông tư quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch. Theo đó, chi phí để đăng ký  hiện nay được quy định như sau:

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 232/2016/TT-BTC thì tính từ ngày 01/01/2017 mức thu chi phí để đăng ký mã vạch như sau:

• Về mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch sẽ  dao động từ 300.000 đến 1.000.000 đồng.
• Về mức thu phí đăng ký (xác nhận) dùng mã số mã vạch nước ngoài sẽ dựa trên số lượng hồ sơ. Có thể lấy ví dụ là 500.000 đồng/hồ sơ với hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm và 10.000 đồng/mã với hồ sơ trên 50 mã sản phẩm
• Về mức thu phí để duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (phí thường niên) sẽ dao động từ 200.000 đến 2000.000 đồng/năm.

Như vậy, có thể thấy được chi phí đăng ký mã vạch cũng như cho phí để duy trì mã số mã vạch hiện nay của tổ chức, cá nhân đã được pháp luật quy định cụ thể trong văn bản pháp luật để làm căn cứ để các đơn vị có thẩm quyền thu phí cho phù hợp. So sánh với quy định tại thông tư 36/2007/TT-BTC có thể thấy mức phí này có sự biến động theo chiều hướng tăng dần.

Câu hỏi 3: Hình thức để nộp chi phí đăng ký

Cá nhân, tổ chức có thể đóng chi phí đăng ký mã vạch theo một trong hai hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam có địa chỉ tại số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Chuyển khoản qua ngân hàng: Agribank chi nhánh Cầu Giấy, số tài khoản: 1507201067262.

Cần lưu ý rằng:

• Khi chuyển khoản Cá nhân, tổ chức cần ghi rõ tên của mình, loại phí nộp (phí cấp mã hay phí duy trì) và đặc biệt là nếu nộp phí hàng năm thì cần ghi thêm mã số doanh nghiệp mình – theo Giấy chứng nhận đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp.
• Đối với phí duy trì để sử dụng mã số mã vạch, Cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp trước ngày 30 tháng 6 hằng năm. Nếu quá thời hạn đó mà bạn chưa nộp thì tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo đến tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch biết.
• Khi có sự thay đổi về tên công ty hoặc địa chỉ công ty hoặc thất lạc Giấy chứng nhận sử dụng mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để thay đổi.
• Khi Cá nhân, tổ chức không muốn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch, Cá nhân, tổ chức phải làm thủ tục xin ngừng sử dụng mã số mã vạch.

Trên đây là những thông tin hữu ích có thể giúp bạn trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký mã vạch một cách nhanh chóng, dễ dàng cũng như thuận tiện nhất mà Luật Việt Mỹ gửi đến bạn. Rất mong có thể giúp bạn giải đáp được phần nào thắc mắc trong lĩnh vực này. Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh liên quan đến các vấn đề được nêu trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

ketoanvietmy.vn